Hoe plan ik een jachtrefit rond de vijfjaarlijkse klassesurvey?

Bij een klassevernieuwingssurvey, vaak een special survey genoemd, wordt gecontroleerd of het jacht voldoet aan de toepasselijke regels van het klassebureau. De gebruikelijke klassecyclus duurt vijf jaar, met jaarlijkse surveys en een tussentijdse survey tussen de vernieuwingen.

Dat betekent niet dat ieder jacht dezelfde vijfjaarlijkse inspectie moet ondergaan. Stel eerst vast of het jacht in klasse wordt gehouden, bij welk klassebureau het is ondergebracht, welke klassenotatie het heeft en of het privé of commercieel wordt gebruikt.

Een niet-geklasseerd privéjacht wordt niet ineens verplicht tot een klassevernieuwingssurvey zodra het vijf jaar oud is. Wel kunnen er inspectie-eisen gelden vanuit de vlaggenstaat, de verzekering of andere partijen. Ga er evenmin van uit dat een oorspronkelijk onder klasse gebouwd jacht nog steeds in klasse is zonder de huidige status te controleren.

Klassecertificering en statutaire certificering zijn bovendien verschillende zaken. Statutaire surveys hebben betrekking op eisen van de vlaggenstaat en toepasselijke verdragen of jachtcodes. Een klassebureau kan beide taken uitvoeren als het daartoe gemachtigd is, maar afronding van de ene survey betekent niet automatisch dat ook de andere is afgerond.

Vraag de kapitein of technisch manager om het volgende te verzamelen:

• Het huidige klassecertificaat en de volledige surveystatus.
• Statutaire certificaten, vervaldata en registraties van tussentijdse bekrachtigingen.
• Openstaande klassevoorwaarden en andere vastgelegde eisen.
• Eerdere rapporten van vernieuwings-, dok- en schroefassurveys.
• Registraties van reparaties, aanpassingen en machineonderhoud.

Laat de toepasselijke wettelijke en certificeringseisen controleren door een gekwalificeerd maritiem adviseur, rekening houdend met de vlaggenstaat, de afmetingen en het gebruik van het jacht.

De uiterste datum voor klassevernieuwing is het uitgangspunt. Jaarlijkse klassesurveys hebben doorgaans een uitvoeringsvenster van drie maanden vóór tot drie maanden na de jaarlijkse referentiedatum. Pas dat jaarlijkse venster niet toe op de uiterste datum voor de vijfjaarlijkse klassevernieuwing.

De tussentijdse klassesurvey valt normaal gesproken samen met de tweede of derde jaarlijkse survey. Voor de vernieuwingssurvey gelden eigen regels voor afronding en erkenning van uitgevoerde inspecties. Binnen de gebruikelijke klasseregels kunnen inspecties voor de vernieuwing bij de vierde jaarlijkse survey beginnen, waarna ze uiterlijk op de vijfde jaarlijkse referentiedatum moeten zijn afgerond.

Een vroegtijdige afronding kan gevolgen hebben voor de volgende vervaldatum. Volgens de regels kan de bestaande cyclus behouden blijven als de vernieuwing binnen drie maanden vóór de vervaldatum wordt afgerond. Bij een eerdere afronding kan de volgende vernieuwing naar voren schuiven. Vraag het klassebureau om schriftelijke bevestiging voordat u een vroege werfperiode kiest.

Als de klassevernieuwing bijvoorbeeld uiterlijk op 30 juni 2027 moet zijn afgerond, mag u er niet van uitgaan dat een refit die in augustus 2027 eindigt acceptabel is omdat jaarlijkse surveys drie maanden speling bieden. Laat het klassebureau de uiterste afrondingsdatum en de gevolgen van een voorgestelde wijziging bevestigen.

Een verlenging is geen recht waarop u uw planning kunt baseren. Uitzonderlijke verlengingen vereisen goedkeuring en mogen nooit het uitgangspunt zijn voor een werfcontract of vaarplanning.

Controleer ook de dokdata afzonderlijk. De gebruikelijke klasseregels vereisen twee inspecties van het onderwaterschip binnen een periode van vijf jaar, met maximaal 36 maanden ertussen. Of een inspectie te water mag plaatsvinden, hangt af van de toepasselijke regels en goedkeuringen. Een praktisch gekozen refitdatum moet zowel passen binnen de vernieuwingstermijn als binnen het interval voor inspecties van het onderwaterschip.

Een vijfjaarlijkse survey is geen standaardboodschappenlijst waarvan de kosten nauwkeurig op basis van alleen de jachtlengte zijn te bepalen. Leeftijd, bouwmateriaal, machine-installatie, eerdere bevindingen en het surveyschema bepalen mede welk werk nodig is.

Vraag een planningsoverleg aan met het klassebureau en, waar relevant, de vlaggenstaatautoriteit of de door haar gemachtigde organisatie. Vraag welke surveyonderdelen nog openstaan en welke voorbereiding elk onderdeel vereist.

Maak een werklijst met daarop:

• Rompruimten en tanks die toegankelijk moeten worden gemaakt, geïnspecteerd of getest.
• Diktemetingen of andere onderzoeken, waar van toepassing.
• Machineonderdelen die moeten worden geopend, getest of aan de hand van documentatie beoordeeld.
• Onderdelen onder de waterlijn die inspectie of meting vereisen.
• Openstaande gebreken en eerder opgelegde survey-eisen.
• Statutaire inspecties, onderhoud aan apparatuur en tests die onder toezicht moeten plaatsvinden.

Niet bij ieder jacht hoeft bij elke vernieuwing elke motor te worden gedemonteerd, elke tank te worden geopend of elke schroefas te worden getrokken. De eisen voor schroefassurveys hangen af van de installatie, de surveyhistorie en de toepasselijke regelingen. Laat vaststellen wat nodig is in plaats van het bestek van een ander jacht over te nemen.

Ook kan een goedgekeurd doorlopend surveysysteem daarvoor in aanmerking komende inspecties over de klasseperiode spreiden. Dat neemt de verplichting niet weg om het volledige vereiste programma af te ronden. Vraag welke onderdelen al als uitgevoerd zijn erkend en welke nog openstaan.

Werk de afgesproken omvang uit tot een verantwoordelijkhedenlijst: wie maakt het onderdeel open, wie inspecteert het, wie repareert het, wie is aanwezig bij de test en wie levert het eindrapport? Dat biedt een veel betere basis voor een offerte dan één regel met ‘volledige vijfjaarlijkse survey’.

Kies de werf op basis van het technische programma, niet alleen vanwege een beschikbare ligplaats of de schilderfaciliteiten. Vraag hoe de werf veilige toegang tot de vereiste ruimten regelt, de inzet van specialisten coördineert en ruimte maakt voor gebreken die pas na demontage aan het licht komen.

Tanks en besloten ruimten moeten goed worden voorbereid en veilig kunnen worden betreden. Plan de inspectietoegang voordat beschermingsmateriaal in het interieur, steigers en werkzaamheden van andere vakdisciplines het werk ingewikkelder maken.

Leg voor werk onder de waterlijn precies vast hoe het jacht uit het water wordt gehaald of gedokt, en controleer of het veilig kan worden ondersteund. Een goedgekeurde inspectie te water is meer dan een toestandsrapport van een duiker. Acceptatie hangt af van het vaartuig, de inspectiemethode, de omstandigheden en de eisen van de bevoegde instantie.

Voor Britse vaartuigen waarop deze regels van toepassing zijn, is formele acceptatie van de regeling voor een inspectie te water vereist. Afhankelijk van de leeftijd kunnen aanvullende beperkingen gelden. Vervang een geplande dokbeurt niet zonder schriftelijke instemming door een inspectie te water.

Wijzigingen tijdens de refit moeten afzonderlijk op goedkeuringsvereisten worden beoordeeld. Leg voorgenomen constructiewijzigingen, aanpassingen aan machines en elektrische installaties en wijzigingen die veiligheidsvoorzieningen raken tijdig voor aan het klassebureau en de vlaggenstaat. Zo wordt duidelijk welke stukken moeten worden ingediend.

Vraag of aangepaste tekeningen, berekeningen, stabiliteitsgegevens, materiaalgegevens of tests onder toezicht nodig zijn. Een vervangende installatie die fysiek past, is niet automatisch klaar voor acceptatie.

Bepaal tot slot de inspectiestopmomenten. Dit zijn momenten waarop het werk toegankelijk moet blijven totdat de vereiste inspectie of test is afgerond. Neem ze op in de werfplanning, zodat isolatie, betimmering of coatings het werk niet voortijdig aan het zicht onttrekken.

Het tarief voor de aanwezigheid van de surveyor is slechts één begrotingspost. Voorbereiding, demontage, het creëren van toegang, reparaties en het weer in de oorspronkelijke staat terugbrengen moeten afzonderlijk worden begroot. Ga er niet van uit dat die zijn inbegrepen.

Verdeel het budget in vier delen:

• Bekende surveywerkzaamheden: afgesproken demontage, reiniging, inspecties, onderhoud en tests.
• Refitwensen van de eigenaar: upgrades, schilderwerk, interieurwerk en andere vrijwillige verbeteringen.
• Projectkosten: uit het water halen, opbokken, nutsvoorzieningen, afvalverwerking, management, reizen en proefvaarten.
• Reserve voor onvoorziene gebreken: geld voor gebreken die tijdens de inspectie worden ontdekt.

Vraag afzonderlijke prijzen voor de aanwezigheid van surveyors, plangoedkeuring en specialistische tests. Controleer of herhaalbezoeken, reiskosten, overwerk, hijsmiddelen en het verwijderen en terugplaatsen van inspectieluiken in de offertes zijn opgenomen.

Er bestaat geen betrouwbaar, algemeen toepasbaar dollarbedrag per meter voor een vijfjaarlijkse survey in combinatie met een refit. Een offerte zonder het toegankelijk maken en terugbouwen is niet rechtstreeks te vergelijken met een offerte waarin dat wel is opgenomen.

Bepaal de reserve voor onvoorziene gebreken op basis van de staat van het jacht en de mate van onzekerheid, in plaats van een vast percentage als regel te hanteren. Ter illustratie: een reserve van 15% op 200.000 dollar aan vastgelegde technische werkzaamheden voegt 30.000 dollar toe. Dit is een begrotingsvoorbeeld, geen gepubliceerd sectortarief en ook geen toereikende reserve voor ieder jacht.

Spreek voor elke voorlopige post de uurtarieven, materiaalopslagen en goedkeuringsprocedure af. Verlang een schriftelijke omschrijving, prijs en opgave van de gevolgen voor de planning voordat u extra werk goedkeurt, behalve wanneer direct ingrijpen voor de veiligheid noodzakelijk is.

Gebruik de volgende volgorde als planningskader en pas die aan het jacht en de werkzaamheden aan. Dit zijn voorgestelde projectmijlpalen, geen verplichte voorbereidingstermijnen.

Negen tot twaalf maanden vóór de werfperiode: vraag de surveystatus op, bekijk eerdere bevindingen en scheid verplicht werk van vrijwillige verbeteringen. Bespreek de surveytiming met het klassebureau en de vlaggenstaat voordat u vaarperiodes vastlegt.

Zes tot negen maanden van tevoren: stuur hetzelfde bestek naar de geselecteerde werven. Vergelijk niet alleen de totaalprijzen, maar ook de uitsluitingen, toegangsvoorzieningen, beschikbaarheid van specialisten en voorgestelde werkvolgorde. Leg vast wie over technische beslissingen en meerwerk gaat.

Drie tot zes maanden van tevoren: werk aan de vereiste goedkeuringen, bevestig levertijden van apparatuur en spreek af wanneer surveyors aanwezig zijn. Bepaal welke machines voor tests moeten kunnen draaien en welke ruimten voor inspectie leeg moeten zijn.

Vóór aankomst: bevestig het inspectie- en testplan, bereid de documentatie voor en rond de afspraken voor veilige toegang af. Zorg dat de benodigde rapporten beschikbaar zijn voor de surveyor, zodat ze niet tijdens de werfperiode nog moeten worden opgezocht.

Tijdens de refit: leg bevindingen vast, laat reparaties waar nodig accepteren en houd zicht op de resterende surveyonderdelen. Sluit een geïnspecteerde ruimte of constructie pas weer af nadat de vereiste vrijgave is verkregen.

Vóór vertrek: controleer of de vereiste tests zijn afgerond, tekortkomingen zijn verholpen of formeel afgehandeld en de benodigde certificaten en bekrachtigingen aanwezig zijn. Verzamel goedgekeurde tekeningen, onderhoudsrapporten, meetgegevens en bedieningsinstructies.

Reserveer na de installatie een afzonderlijke fase voor de inbedrijfstelling. Tests aan de kade, proefvaarten, het verhelpen van gebreken en de definitieve documentatie moeten als activiteiten in de planning staan, niet als optimistische kanttekening naast de tewaterlatingsdatum. Leg de eerste reis van de eigenaar of charter niet vast op basis van een nog onbeproefde technische opleverdatum.